Virtual Event
Apa Keuntungan Terbesar Dari Virtual Event?
Masalah teknologi bisa dibilang menjadi perhatian terbesar, saat merencanakan virtual event. Hampir 40% dari semua penyelenggara melaporkan kekhawatiran tentang gangguan teknis yang mungkin menyebabkan masalah bagi peserta. Keterlibatan dan interaksi atau jaringan peserta adalah faktor lain di mana acara online secara luas diyakini ‘gagal’ terutama jika dibandingkan dengan acara tatap muka.
Namun, konferensi virtual belum tentu menjadi ‘pilihan terbaik kedua’ bagi perencana acara profesional. Ada beberapa keuntungan utama yang terkait dengan acara online, dan kami akan membahasnya sebagai berikut:
- Peningkatan jumlah peserta
Bertentangan dengan apa yang diyakini banyak orang, virtual event sebenarnya cenderung mencatat angka partisipasi yang lebih tinggi daripada acara tatap muka mereka. Sebuah survei baru-baru ini menunjukkan bahwa tingkat kehadiran pada konferensi online, rata-rata, 29% lebih tinggi daripada di acara langsung. Alasannya sederhana tidak ada perjalanan yang terlibat, orang dapat bergabung dari mana pun mereka mau, ada (dalam banyak kasus) video sesuai permintaan atau materi lain yang tersedia, dan jaringan difasilitasi.
- Nilai lebih bagi peserta pameran dan sponsor
Pada pandangan pertama, mungkin tampak bahwa virtual event tidak menawarkan nilai yang baik untuk perusahaan dan sponsor atau mitra pameran. Tidak ada tempat fisik, tidak ada bilik atau kios yang sebenarnya, tidak ada interaksi langsung, dan peluang semacam itu.
Namun, jika dilihat lebih dekat, terlihat gambaran yang berbeda. Peserta atau Sponsor dapat terhubung dengan peserta hampir setiap saat, memamerkan & mempromosikan layanan mereka melalui komunitas sosial virtual (termasuk di sebagian besar platform manajemen acara terkemuka), dan tidak lagi khawatir tentang bilik acara kosong di tempat fisik. Lebih sedikit perjalanan, lebih banyak interaksi yang berharga dan efektif.
- Mengurangi biaya secara signifikan
Merencanakan acara langsung adalah urusan yang mahal, tidak ada jalan keluar darinya. Namun, dengan berpindah ke platform virtual, penyelenggara dapat menghemat cukup banyak. Ada biaya tempat, pembayaran staf di lokasi, biaya perjalanan, akomodasi, makan, biaya pengaturan kios, dan biaya terkait lainnya yang biasanya terkait dengan acara fisik. Perencana acara dapat menggunakan penghematan ini untuk benar-benar meningkatkan anggaran mereka untuk membeli platform acara online yang andal dan berkinerja tinggi. Virtual event membutuhkan biaya per acara yang lebih rendah, dan menghasilkan ROI yang jauh lebih tinggi.
- Memastikan jaringan yang efektif
Di acara tatap muka, waktu selalu menjadi prioritas utama. Peserta harus berada pada sesi pembicara, mengikuti lokakarya atau demonstrasi, berinteraksi dengan orang lain, mengambil makanan mereka, dan melakukan tugas-tugas penting lainnya. Dalam skenario krisis waktu seperti itu, tidak jarang peserta melewatkan peluang kunci jaringan peer-to-peer.
- Memfasilitasi umpan balik peserta
Banyak kekhawatiran tentang perencanaan virtual event berasal dari fakta bahwa, bagi banyak penyelenggara, ini adalah pengalaman pertama kali. Namun, acara online ini sebenarnya dapat membantu dalam merencanakan peta jalan – karena mengumpulkan umpan balik dan pendapat peserta sangat mudah dalam acara semacam itu. Perencana dapat mengatur jajak pendapat langsung, membuat survei dan sistem penilaian (misalnya, peringkat pada skala 5-bintang untuk setiap sesi), mengirim pemberitahuan push dan secara umum, mencari tahu preferensi audiens untuk acara mendatang. Dengan umpan balik yang tepat, merencanakan virtual event yang lebih baik dari waktu mendatang menjadi lebih mudah.
- Menghemat banyak waktu
Setelah tugas penting memilih platform virtual event selesai, menjadi jelas bagaimana acara online ini benar-benar dapat mengurangi konsumsi waktu bagi para perencana acara. Karena semuanya terjadi secara digital, lebih sedikit waktu (dan uang) yang diperlukan untuk tujuan pemasaran dan promosi. Pendaftaran dan check-in virtual terjadi dengan cepat, tidak seperti prosedur check-in di tempat. Tentu saja, waktu juga tidak perlu dialokasikan untuk perjalanan. Sebaliknya, penyelenggara dapat fokus pada membuat acara mereka jauh lebih sistematis dan menghasilkan nilai.
- Analisis di ujung jari
Ketika sebuah acara terjadi di lokasi, cukup sulit untuk melacak aktivitas setiap peserta. Namun, semuanya jauh lebih sederhana ketika datang ke konferensi virtual. Log aktivitas pengguna waktu nyata dapat disimpan, yang menunjukkan kapan seseorang bergabung dengan sesi langsung, lokasi peserta, berapa banyak orang yang menggunakan opsi obrolan dan jaringan langsung, yang berhubungan dengan peserta atau sponsor tertentu, berapa jumlah unduhan aplikasi acara, dan banyak lagi. Dengan lebih banyak data, jauh lebih mudah untuk benar-benar mengukur keberhasilan suatu acara.
- Menawarkan fleksibilitas yang lebih besar untuk peserta
Di sebuah konferensi, mungkin ada beberapa sesi yang berbarengan. Jika acara terjadi secara fisik, peserta harus memilih mana yang ingin mereka hadiri. Di domain virtual, orang sebenarnya bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Mereka dapat berpartisipasi dalam satu sesi langsung dan jika sesi lain terjadi pada waktu yang sama, mereka dapat melihat versi rekaman nanti. Selain itu, jika peserta tidak dapat bergabung pada tanggal acara, mereka dapat mengakses konten sesuai permintaan nanti sesuai keinginan mereka. Lebih banyak opsi untuk peserta.
- Membuat pengambilan prospek lebih mudah
Terlepas dari upaya terbaik perusahaan pameran, langkah kaki ke kios di tempat acara langsung dapat tetap diabaikan. Bahkan jika perusahaan berhasil berhubungan dengan banyak orang menyimpan catatan mereka secara sistematis (nama, email, nomor kontak, preferensi, dll.) Merupakan tantangan besar. Di sisi lain, saat virtual sedang berlangsung, peserta pameran atau sponsor dapat memindai kode QR peserta (jika diizinkan oleh masing-masing peserta) untuk mengumpulkan dan menyimpan detailnya dengan aman.
Komunikasi yang dipersonalisasi dapat dilakukan nanti. Jumlah prospek bermanfaat yang dihasilkan di platform virtual bisa lebih banyak daripada jumlah di acara tatap muka.